H. PENATAUSAHAAN

           Penatausahaan adalah rangkaian kegiatan yang meliputi pembukuan, inventarisasi, dan pelaporan barang milik daerah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

    1. Pembukuan

        Pembukuan adalah kegiatan pendaftaran dan pencatatan BMD ke dalam Daftar Barang yang ada pada Pengguna Barang dan Pengelola Barang.

        Maksud pembukuan adalah agar semua BMD yang berada dalam penguasaan Pengguna Barang dan yang berada dalam pengelolaan Pengelola Barang tercatat dengan baik

        Pelaksana pembukuan adalah seluruh pelaksana penatausahaan BMD pada Pengguna Barang dan Pengelola Barang.

a. Tujuan Pembukuan :

           1) Agar semua BMD dapat terdata dengan baik dalam upaya mewujudkan tertib administrasi.

           2) Mendukung pelaksanaan pengelolaan BMD secara efektif dan efisien, dalam upaya membantu mewujudkan tertib pengelolaan BMD.

        b. Sasaran Pembukuan  :

           Seluruh BMD merupakan sasaran pembukuan yaitu semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD) atau berasal dari perolehan lainnya yang sah yang berada dalam penguasaan Kuasa Pengguna Barang/Pengguna Barang dan yang berada dalam pengelolaan Pengelola Barang.

        c. Tata Cara Pembukuan Pada Tingkat Pengguna

           1) Pengguna Barang melaksanakan proses pembukuan atas dokumen sumber dalam rangka menghasilkan data transaksi BMD, Laporan BMD dan laporan manajerial lainnya termasuk yang dananya bersumber dari anggaran pembiayaan dan perhitungan.

           2) Untuk keakuratan dan akuntabilitas data transaksi BMD sebagaimana butir a), Pengguna Barang bersama Akuntansi Pengguna Anggaran (APA) dan/atau Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) melakukan rekonsiliasi secara periodik.

           3) Untuk mewujudkan tertib administrasi BMD, APA dan/atau PPK harus menyampaikan dokumen pengadaan termasuk fotocopy SPM dan SP2D kepada SKPB.

        d. Dokumen Sumber

           Dokumen sumber dalam pembukuan BMD termasuk yang berasal dari transaksi BMD yang sumber dananya berasal dari Anggaran Pembiayaan dan Perhitungan. Dokumen sumber yang digunakan dalam proses pembukuan BMD pada tingkat PB adalah sebagai berikut :

1)  Saldo Awal Catatan, buku, DBP, dan LBP BMD periode sebelumnya, dan apabila diperlukan dapat dilakukan inventarisasi.

2)  Mutasi, meliputi perolehan, perubahan dan penghapusan.

a)  Berita Acara Serah Terima BMD;

b)  Dokumen Kepemilikan BMD;

c)  Dokumen pengadaan dan/atau pemeliharaan BMD:

    -  SPM/SP2D;

        -  Faktur pembelian;

        -  Kuitansi;

        -  Surat Keterangan Penyelesaian Pembangunan;

        -  Surat Perintah Kerja (SPK);

        -  Surat Perjanjian/Kontrak;

d)  Dokumen pengelolaan BMD;

e)  Dokumen lainnya yang sah.

        e. Jenis Transaksi Pembukuan BMD

           Transaksi yang dicatat dalam pembukuan BMD meliputi tiga jenis, yaitu saldo awal, perolehan, perubahan dan penghapusan.

           1) Saldo Awal

               a) Saldo akhir periode sebelumnya, merupakan akumulasi dari seluruh transaksi BMD periode sebelumnya.

      b) Koreksi saldo, merupakan koreksi perubahan atas saldo akhir BMD pada periode sebelumnya yang dikarenakan :

                   -  adanya koreksi pencatatan atas nilai/kuantitas BMD yang telah dicatat dan telah dilaporkan dalam periode sebelumnya, dan

                   -  penambahan/pengurangan sebagai akibat dari pelaksanaan inventarisasi.

           2) Perolehan BMD

               Meliputi Hibah, Pembelian, Penyelesaian Pembangunan, Pelaksanaan Perjanjian/ Kontrak, Pembatalan Penghapusan, Rampasan, Reklasifikasi Masuk, Transfer Masuk

3)  Perubahan BMD

a)  Pengurangan, merupakan transaksi pengurangan kuantitas/nilai BMD yang menggunakan satuan luas atau satuan lain yang pengurangannya tidak menyebabkan keseluruhan BMD hilang;

b)  Pengembangan, merupakan transaksi pengembangan BMD yang dikapitalisir yang mengakibatkan pemindahbukuan di Buku Barang Ekstrakomptabel ke Buku Barang Intrakomptabel atau perubahan nilai/satuan BMD dalam Buku Barang Intrakomptabel;

c)  Perubahan Kondisi, merupakan pencatatan perubahan kondisi BMD;

d)  Revaluasi, merupakan transaksi perubahan nilai BMD yang dikarenakan adanya nilai baru dari BMD yang bersangkutan sebagai akibat dari pelaksanaan penilaian BMD.

4)  Penghapusan BMD.

               a) Penghapusan, merupakan transaksi untuk menghapus BMD dari pembukuan berdasarkan suatu Surat Keputusan Penghapusan.

               b) Tranfer Keluar, merupakan transaksi penyerahan BMD ke Kuasa Pengguna Barang lain dari satu Pengguna Barang atau ke Kuasa Pengguna Barang/Pengguna Barang lainnya.

               c) Hibah, merupakan transaksi penyerahan BMD yang disebabkan oleh pelaksanaan hibah atau yang sejenis dari luar Pemerintah Daerah.

               d) Reklasifikasi Keluar, merupakan transaksi BMD kepada pihak lain ke dalam penggolongan dan kodefikasi BMD yang lain. Transaksi ini berkaitan dengan transaksi reklasifikasi masuk.

    2. Inventarisasi (Pasal 476 s/d 477 Permendagri No.19 Tahun 2016)

        Inventarisasi adalah kegiatan untuk melakukan pendataan, pencatatan dan pelaporan hasil pendataan BMD.

        Maksud inventarisasi adalah untuk mengetahui jumlah dan nilai serta kondisi BMD yang sebenarnya, baik yang berada dalam penguasaan Pengguna Barang maupun yang berada dalam pengelolaan Pengelola Barang.

        Tujuan Inventarisasi :

-     Agar semua BMD dapat terdata dengan baik dalam upaya mewujudkan tertib administrasi.

-     Mempermudah pelaksanaan pengelolaan BMD.

Sasaran Inventarisasi :

Seluruh BMD merupakan sasaran inventarisasi yaitu semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD), atau berasal dari perolehan lainnya yang sah, baik yang berada dalam penguasaan Kuasa Pengguna Barang/Pengguna Barang maupun yang berada dalam pengelolaan Pengelola Barang.

        a. Ketentuan Umum Inventarisasi

           1) Pengguna Barang melakukan inventarisasi BMD sekurang-kurangnya sekali dalam 5 (lima) tahun, kecuali untuk barang persediaan dan kontruksi dalam pengerjaan dilakukan setiap tahun.

           2) Pengelola Barang melakukan inventarisasi BMD berupa Tanah dan/atau Bangunan Idle yang berada dalam pengelolaannya sekurang-kurangnya sekali dalam 5 (lima) tahun.

           3) Yang dimaksud dengan inventarisasi dalam waktu sekurang-kurangnya sekali dalam 5 (lima) tahun adalah sensus barang, dan yang dimaksud dengan inventarisasi terhadap persediaan dan konstruksi dalam pengerjaan antara lain adalah opname fisik.

           4) Jika diperlukan, dalam pelaksanaan inventarisasi dapat dibentuk Tim Inventarisasi pada masing-masing tingkat unit penatausahaan pada Pengguna Barang dan Pengelola Barang dan dapat dibantu oleh unit kerja lain pada Pengguna Barang dan Pengelola Barang.

           5) Dalam rangka pelaksanaan inventarisasi BMD atas Tanah dan/atau Bangunan Idle, Pengguna/Kuasa Pengguna Barang yang sebelumnya menyerahkan tanah dan/atau bangunan dimaksud tetap berkewajiban membantu pelaksanaan hasil inventarisasi BMD atas Tanah dan/atau Bangunan Idle.

           6) Dalam rangka pelaksanaan inventarisasi BMD, apabila BMD yang diinventarisasi bukan berada dalam penguasaan masing-masing unit penatausahaan pada Pengguna Barang atau Pengelola Barang, maka dapat dibuat Berita Acara Inventarisasi antara unit penatausahaan dengan pihak yang menguasai barang dimaksud.

           7) Pihak yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan inventarisasi harus menyertakan penjelasan atas setiap perbedaan antara data BMD dalam daftar barang dan hasil inventarisasi.

           8) Penanggungjawab pelaksanaan inventarisasi BMD pada Pengguna Barang adalah Kepala SKPD, sedangkan pada Kuasa Pengguna Barang adalah Kepala UPTD/Balai, dan penanggungjawab pelaksanaan inventarisasi BMD berupa Tanah dan/atau Bangunan Idle pada Pengelola Barang adalah Sekretaris Daerah selaku Pengelola Barang Milik Daerah atau BPKAD selaku Pejabat Penatausahaan BMD.

        b. Tata Cara Inventarisasi Pada Tingkat PB

  1) Dokumen Sumber pada tingkat PB dalam pelaksanaan inventarisasi BMD meliputi :

      -   Daftar Barang Penggguna

      -   Buku Barang

      -   Kartu Inventaris Barang

      -   Kartu Inventaris Ruangan

      -   Daftar Barang Lainnya

      -   Laporan Barang Pengguna Semesteran dan Tahunan

      -   Dokumen kepemilikan BMD

      -   Dokumen pengelolaan dan penatausahaan

      -   Dokumen lainnya yang dianggap perlu

  2) Keluaran dari inventarisasi Dokumen yang dihasilkan dalam pelaksanaan inventarisasi BMD pada tingkat PB meliputi :

               -   Laporan Hasil Inventarisasi BMD

               -   Surat pernyataan kebenaran hasil pelaksanaan inventarisasi BMD

               -   Blanko label sementara dan permanen

               -   Kertas Kerja Inventarisasi

               -   Daftar Barang Hasil Inventarisasi

               -   Baik dan Rusak Ringan

               -   Rusak Berat

               -   Tidak Diketemukan/hilang

               -   Berlebih

        c. Prosedur Inventarisasi

           Prosedur pelaksanaan Inventarisasi BMD pada tingkat PB terdiri dari 4 (empat) tahap, meliputi :

1)  Tahap persiapan

    a) Dalam pelaksanaan inventarisasi, dapat dibentuk tim inventarisasi di bawah koordinasi Pengelola Barang Milik Daerah, dan dapat dibantu oleh unit kerja lain pada Pengguna Barang dan Pejabat Penatausahaan BMD.

               b) Menyusun rencana kerja pelaksanaan inventarisasi.

               c) Mengumpulkan dokumen sumber.

               d) Melakukan pemetaan pelaksanaan inventarisasi, antara lain :

                   -  Menyiapkan denah lokasi.

                   -  Memberi nomor/nama ruangan dan penanggungjawab ruangan pada denah lokasi.

               e) Menyiapkan blanko label sementara (dari kertas) yang akan ditempelkan pada BMD yang bersangkutan.

               f)  Menyiapkan data awal.

               g) Menyiapkan Kertas Kerja Inventarisasi beserta tata cara pengisiannya.

           2) Tahap pelaksanaan :

               a) Tahap pendataan : 

                   -  Menghitung jumlah barang.

                   -  Meneliti kondisi barang (baik, rusak ringan atau rusak berat).

                   -  Menempelkan label registrasi sementara pada BMD yang telah dihitung.

                   -  Mencatat hasil inventarisasi tersebut pada Kertas Kerja Inventarisasi.

               b) Tahap identifikasi :

                   -  Pemberian nilai BMD sesuai Standar Akuntansi Pemerintahan.

                   -  Mengelompokkan barang dan memberikan kode barang sesuai penggolongan dan kodefikasi barang.

                   -  Pemisahan barang-barang berdasarkan kategori kondisi :

                       *  Barang Baik dan Rusak Ringan

                       *  Barang Rusak Berat /tidak dapat dipakai lagi

                   -  Meneliti kelengkapan / eksistensi barang dengan membandingkan data hasil inventarisasi dan data awal/dokumen sumber :

                       *  Barang yang tidak diketemukan/hilang

                       *  Barang yang berlebih.

               c) Tahap Pelaporan

                   -  Menyusun Daftar Barang Hasil Inventarisasi (DBHI) yang telah diinventarisasi berdasarkan data kertas kerja dan hasil identifikasi, dengan kriteria :

                       *  Barang Baik dan Rusak Ringan

                       *  Barang Rusak Berat/tidak dapat dipakai lagi

                       *  Barang yang tidak diketemukan/hilang

                       *  Barang yang berlebih.

                   -  Membuat surat pernyataan kebenaran hasil pelaksanaan inventarisasi.

                   -  Menyusun laporan hasil inventarisasi BMD.

                   -  Meminta pengesahan atas laporan hasil inventarisasi BMD beserta DBHI dan surat pernyataan kepada penanggung jawab PB.

                   -  Menyampaikan laporan hasil inventarisasi beserta kelengkapannya kepada  Pengelola BMD dengan tembusan kepada Pejabat Penatausahaan BMD.

               d) Tahap tindak lanjut

                   -  Membukukan dan mendaftarkan data hasil inventarisasi pada Buku Barang, Kartu Inventaris Barang (KIB) dan Daftar Barang Pengguna.

                   -  Memperbaharui DBR dan DBL sesuai dengan hasil inventarisasi yang telah ditetapkan oleh Kepala SKPD atau pejabat yang dikuasakan.

                   -  Menempelkan blanko label permanen pada masing-masing barang yang diinventarisasi sesuai hasil inventarisasi.

                   -  Jika diperlukan, PB dapat melakukan rekonsiliasi/ pemutakhiran data hasil inventarisasi dengan SKPD dan Balai/UPTD dan Pejabat Penatausahaan.

                                                -        Untuk barang yang hilang/tidak diketemukan agar ditindaklanjuti sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Share :

Tweet

✚

Related Post